Keterangan gambar : Menguasai keterampilan menulis email tidak hanya bermanfaat untuk studi, tetapi juga menjadi modal penting saat memasuki dunia profesional (sumber : freepic)

Penulis : Benedictus Aditya Nugraha

S2MI - Mengirim email kepada dosen seringkali dianggap sepele, namun faktanya banyak mahasiswa yang masih melakukan kesalahan fatal dalam proses ini. Kesalahan kecil dalam etika komunikasi bisa membuat pesanmu diabaikan atau bahkan meninggalkan kesan buruk di mata pengajar.

Menulis email yang baik bukan sekadar tentang menyampaikan maksud, melainkan juga tentang menunjukkan rasa hormat kepada penerima. Kemampuan berkomunikasi secara profesional ini akan menjadi cerminan integritasmu sebagai seorang kaum intelektual.

Hal pertama yang wajib diperhatikan adalah waktu pengiriman email agar tidak mengganggu waktu istirahat dosen. Hindari mengirim pesan di larut malam atau saat hari libur, dan usahakan selalu mengirimnya pada jam kerja efektif.

Hindari membiarkan kolom subjek kosong atau hanya menuliskan kata yang tidak jelas seperti "Tanya Tugas". Gunakan format subjek yang informatif, misalnya "Permohonan Bimbingan - Nama Mahasiswa - NIM/Kelas", agar dosen langsung paham konteks emailmu.

Mengirimkan email kepada pengajar seringkali dianggap remeh, tetapi kenyataannya banyak mahasiswa yang masih melakukan kesalahan serius dalam hal ini. Kesalahan minor dalam etika berkomunikasi dapat mengakibatkan pesanmu diabaikan atau bahkan menimbulkan kesan negatif di mata pengajar.

Menyusun email yang baik tak hanya berfungsi untuk menyampaikan maksud, tetapi juga untuk menggambarkan rasa hormat kepada penerima. Keterampilan berkomunikasi dengan cara yang profesional ini mencerminkan integritasmu sebagai seorang intelektual

Mulailah konten email dengan salam pembuka yang formal dan sopan untuk menciptakan kesan pertama yang positif. Sapaan seperti "Selamat Pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen]" jauh lebih sesuai dibandingkan langsung masuk ke inti pesan tanpa basa-basi.

Karena dosen mengajar ratusan mahasiswa setiap semester, selalu perkenalkan diri secara lengkap di awal paragraf dengan menyebutkan nama, NIM, serta kelas atau mata kuliah yang kamu ambil.

Gunakan Bahasa Indonesia yang baku dan hindari menggunakan singkatan seperti dalam percakapan sehari-hari. Penggunaan tata bahasa yang baik menunjukkan bahwa kamu serius dan telah menginvestasikan waktu untuk menyusun pesan dengan baik.

Sampaikan maksud dan niatmu dengan ringkas dan jelas tanpa kerumitan agar mudah dimengerti dalam satu kali baca. Jika kamu meminta tanda tangan atau jadwal untuk konsultasi, sampaikan alasan khususnya sehingga dosen dapat segera memberikan tanggapan.

Saat membutuhkan untuk melampirkan tugas atau dokumen, pastikan nama file tersebut telah diubah menjadi sesuatu yang lebih deskriptif dan profesional. Hindarilah mengirimkan berkas dengan nama yang acak seperti "Revisi_Final_Banget_Fix" karena itu tampak sangat kurang rapi.

Sebelum mengklik tombol kirim, biasakan untuk membaca kembali seluruh isi pesan guna memastikan tidak ada kesalahan ketik atau kalimat yang tidak jelas. Email tanpa kesalahan ketik menunjukkan bahwa kamu adalah mahasiswa yang teliti dan menghargai detail.

Akhirilah emailmu dengan kalimat penutup yang sopan serta ucapan terima kasih atas waktu yang telah diberikan oleh dosen. Kalimat sederhana seperti "Terima kasih atas perhatian dan bimbingan Bapak/Ibu" sudah cukup untuk mengekspresikan rasa terima kasih yang tulus.

Tutuplah pesan dengan salam formal seperti "Hormat saya," diikuti nama lengkapmu di bagian bawah. Tanda tangan digital atau rincian kontak tambahan juga bisa ditambahkan jika dianggap perlu.

Setelah email dikirim, latihlah kesabaranmu dan stop menghubungi dosen dengan pesan berulang jika belum ada balasan segera. Berikan waktu setidaknya satu kali 24 jam pada hari kerja sebelum mencoba mengirim pesan pengingat yang sopan.

Menguasai keterampilan menulis email ini tidak hanya bermanfaat untuk studi, tetapi juga menjadi modal penting saat memasuki dunia profesional nanti. Mulailah menerapkan etika ini sekarang juga untuk membangun hubungan yang baik dan profesional dengan para dosenmu.***

Editor : Rommy Mochamad Ramdhani